软件建立库存数据的方法可以分为几个步骤，具体如下：
选择合适的软件工具
可以选择Excel等电子表格软件，适合小型企业或初创企业，操作简单但功能有限。
对于中大型企业，可以选择简道云WMS仓库管理系统、SAP、Oracle等专业WMS系统，功能全面但成本较高。
建立库存数据库
确定数据存储位置，可以是云端数据库、本地数据库或使用软件自带的数据库功能。
建立数据表格，如产品信息表、供应商表、库存表等。
定义数据字段，包括产品名称、SKU、数量、入库时间、出库时间等，并设置数据关系，如产品和供应商的关系。
定义库存分类和属性
根据产品类型、供应商、仓库位置等进行分类。
定义产品的尺寸、颜色、重量、生产日期、保质期等属性。
为每类产品添加标签和标记，方便查询和管理。
录入库存数据
数据收集，收集所有产品的初始库存数据。
数据录入，可以手动录入或批量导入。如果使用条形码扫描设备，可以快速录入信息。
使用公式和函数
在Excel中，可以使用公式和函数来自动计算库存数量和价值，例如使用SUM函数求和，以及使用VLOOKUP或INDEX-MATCH函数进行数据查询和引用。
设置库存管理流程
定义库存上下限和预警机制。
设定库存盘点规则，定期进行库存盘点，并对比实际库存与系统记录，对差异进行调整。
报表分析
利用软件生成库存报表，分析库存周转率，优化库存结构。
创建定制报告，汇总有关库存的特定信息，例如低库存物品或当前价值。使用图表和图形可视化数据，以获取库存趋势的深入见解。
数据校验和更新
在录入数据时，使用数据验证功能对输入的数据进行限制和检查，确保数据的准确性和完整性。
随着库存的出入库，及时更新库存数据，确保系统库存与实际库存一致。
通过以上步骤，可以有效地在软件中建立和管理库存数据，提高库存管理的效率和准确性。