软件维护经费的花费应当遵循以下原则和步骤：
费用性质辨析
软件维护费通常被视为运营成本的一部分，直接关系到日常业务的顺利运行。
会计科目设置
在会计系统中，软件维护费用应当归类于“管理费用—软件服务费”或“其他业务支出”等科目下，以便清晰反映企业的运营成本结构。
费用摊销
软件维护费用可能是一次性支出，但其效益可以持续一段时间。因此，可以根据实际情况进行费用摊销，将费用分摊到多个会计期间。
成本控制策略
企业需要采取一系列成本控制策略，如精细化管理、优化软件架构、提高开发效率、实施成本节约措施等，以有效控制软件运营维护费用。
费用分类
软件维护费用可以分为预付费用和后期费用。预付费用是提前支付一定期限内的费用，后期费用是在软件使用期间按时间间隔支付的费用。
会计分录
实际支付软件维护费用时，应借记“管理费用—软件维护费”科目，贷记“银行存款”或“应付账款”科目。
税务处理
软件维护费用需要按照相关税收法规进行增值税和所得税的处理。例如，一般纳税人可以通过进项税额抵扣来减少应缴纳的增值税额。
发票管理
企业在支付维护费用后，需要及时向服务商索取发票，并妥善保存发票等凭证，以备审计时使用。
培训和其他成本
除了直接的维护费用外，还应考虑培训成本、电力、网络带宽、安全防护等费用，这些成本对保障软件系统稳定运行同样重要。
通过以上步骤和原则，企业可以合理规划和控制软件维护经费，确保费用的有效使用，并符合相关会计和税务法规的要求。