使用GTD（Getting Things Done）软件的步骤如下：
收集
将所有需要处理的事件、想法、任务等放入收集箱中。可以使用文本创建、语音输入、批量导入等多种方式添加任务。有些应用还支持悬浮菜单或锁屏下快速添加任务，以提高效率。
厘清
在收集箱中，对任务进行初步分类和处理。例如，可以将任务分为“两分钟内任务”、“单步任务”等，以便更有效地管理时间和任务。
整理
将任务进一步整理到不同的清单和文件夹中。可以使用标签来分类任务，并设置优先级，以便更好地了解任务的紧急程度和重要性。
组织
根据任务的重要性和紧急程度，将任务分配到不同的象限或列表中。例如，可以使用四象限法（紧急且重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要）来组织任务。
回顾
定期回顾自己的任务清单和进度，确保任务得到有效管理和执行。可以使用日历、日志等功能来跟踪任务的完成情况。
执行
根据计划和优先级，开始执行任务。在执行过程中，可以使用各种工具和功能来提高效率，例如通过提醒功能确保不会错过重要任务。
具体软件使用建议
Things 3：这是一款优秀的GTD效率工具，适用于Mac平台。可以通过快速记录想法、分类项目、计划时间和充实生活等方式来使用。
滴答清单：这是一款功能全面的GTD工具，支持创建任务、设置日期和提醒、完成任务等功能。适用于多种设备和平台，方便随时随地管理任务。
日事清：这是一款针对GTD五个核心原则设计的软件，通过日程、日志、看板和同事等功能，有效监管做一件事的各个环节。
通过以上步骤和工具的使用，可以更有效地管理时间和任务，提高工作效率和生活质量。建议选择适合自己的GTD工具，并坚持使用，以养成良好的时间管理习惯。